По правилам бухучета, как минимум один раз в год (обычно в начале года), каждая организация должна проводить инвентаризация компьютеров. Если этот процесс не автоматизировать, то он будет каждый раз отнимать очень много времени у сотрудников ИТ подразделения. Соответственно, приносить существенные убытки компании, так как работа ИТ сотрудников оплачивается высоко.
В Hardware Inspector реализован механизм строгого контроля реального наличия на рабочих местах приписанного к ним оборудования с использованием штрих-кода.
В качестве штрих-кода может использоваться как код, нанесенный на устройство заводом изготовителем, так и этикетки, которые могут быть напечатаны из Hardware Inspector через отчет «Паспорт устройства».
Этикетки могут быть распечатаны как на обычном лазерном принтере на бумаге формата А4, так и на специализированных этикеточных принтерах. При печати на обычном принтере удобно использовать листы самоклейки. Встроенный в программу дизайнер отчетов позволяет пользователю создать свой шаблон этикетки с логотипом организации и необходимым составом данных.
Процедура инвентаризации
Идентифицировать устройства можно с помощью штрих-кода, стикера, инвентарного номера, серийного номера или номера паспорта. В окне ввода набирается номер (вручную на клавиатуре или считывается сканером штрих-кода со стикера, наклеенного на устройство), и устройство попадает в список «Инвентаризованные». То оборудование, которое еще не идентифицировано, но приписано к данному рабочему месту, находится в списке «Не инвентаризованные». Если инвентаризованное устройство приписано к другому рабочему месту, то оно попадает в отдельный список «Числится на другом рабочем месте». Соответственно, на том рабочем месте появится список «Обнаружено на другом рабочем месте». В таком случае на основании инвентаризации можно провести перемещение устройства.